A guarda dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) não é apenas uma boa prática: é uma obrigação legal prevista na legislação tributária brasileira. Tanto quem emite quanto quem recebe uma NF-e é responsável por manter o XML armazenado pelo prazo mínimo determinado pelo Fisco — geralmente 5 anos + o ano corrente, conforme regras do ajuste SINIEF 07/2005 e legislações estaduais.
Mas por que isso é tão importante?
🔹 1. Exigência Legal em Fiscalizações
O XML é o documento oficial da NF-e. O PDF (DANFE) é só uma representação gráfica.
Durante uma fiscalização, o Fisco pode exigir os XMLs e sua empresa deve apresentar imediatamente.
A falta deles pode gerar multas e problemas na comprovação das operações.
🔹 2. Comprovação de Crédito de ICMS e Escrituração
Para empresas que utilizam NF-es de fornecedores, o XML é obrigatório para:
- validação do crédito de ICMS,
- escrituração fiscal,
- auditorias internas e externas.
Sem o XML válido, o crédito pode ser glosado.
🔹 3. Segurança Jurídica e Contábil
Manter os XMLs preserva o histórico oficial das operações, garantindo:
- comprovação de compras e vendas;
- proteção contra fraudes;
- suporte a contestações fiscais ou judiciais.
🔹 4. Integração com ERP e Automação
Sistemas de ERP utilizam o XML para:
- entrada automática de notas,
- conferência de impostos,
- integração contábil e logística.
Sem o XML, processos viram um caos manual.
🔹 5. Evitar Multas e Penalidades
A legislação prevê multas por:
- não apresentação do XML,
- armazenamento incorreto,
- perda ou ausência do documento.
Em alguns estados, as penalidades passam de R$ 1.000,00 por documento.Guardar o XML não é só cumprir a lei, é proteger o seu negócio. Adotar uma solução automatizada de captura, armazenamento e monitoramento garante conformidade fiscal, integridade das operações e evita dores de cabeça no futuro.